Privacy statement
1 Algemeen
MFA ‘t Hart verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door MFA ‘t Hart.
2 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of emailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.
3 Verwerkt MFA ‘t Hart persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:
1. Kernpartners van MFA ‘t Hart (NAWgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en websitelink);
2. Bestuursleden van MFA ‘t Hart (NAWgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, kopie paspoort en bestuursfunctie);
3. Contactpersonen van partijen met wie MFA ‘t Hart samenwerkt zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
4. Vrijwilligers (naam, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN rekeningnummer);
5. Crediteuren van MFA ’t Hart (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN rekeningnummer);
6. Gebruikers (Debiteuren) van MFA ’t Hart (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, websitelink en IBAN rekeningnummer);
7. Medewerkers; personeelsgegevens vallen onder de Arbowet (NAW-gegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, kopie paspoort of Identiteitskaart, BSN nr. en IBAN rekeningnummer).
4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:
1. Kernpartners: Office Manager beheert de gegevens en deze staan op een beveiligde NAS. De computer waar vanaf de gegevens beheerd worden, is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke dag word er een snapshot gemaakt van de actuele gegevens op de NAS, deze worden na 14 dagen overschreven;
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van MFA ‘t Hart. Het betreft hier een digitale administratie op de NAS (wachtwoord alleen bekend bij bestuurslid);
3. Contactpersonen: Office Manager beheert persoonsgegevens van contactpersonen van diverse organisaties met wie MFA ’t Hart samenwerkt. Deze gegevens staan op een beveiligde computer met wachtwoord en adequate virusbescherming.
4. Vrijwilligers: Office Manager beheert de persoonsgegevens van de vrijwilligers.
5. Crediteuren: Office Manager beheert de gegevens van de leveranciers van MFA ’t Hart aan wie zij goederen/diensten leveren.
6. Gebruikers: Office Manager beheert de gegevens van de debiteuren van MFA ’t Hart.
7. Medewerkers: Office Manager beheert de personeelsgegevens in dienst van MFA ’t Hart. Bij de verwerking van deze persoonsgegevens is de beheerder gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
5 Waarvoor verwerkt MFA ‘t Hart deze gegevens?
De persoonsgegevens die MFA ‘t Hart verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
1. Kernpartners Deze gegevens worden vastgelegd om de kernpartners van informatie te voorzien;
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking.
4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
5. Gebruikers: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.
6 Verwerkt MFA ‘t Hart ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of
gegevens betreffende ras. MFA ‘t Hart verwerkt deze gegevens niet.
7 Hoe gaat MFA ‘t Hart met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging/stichting
of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail
verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:
1. Kernpartners: kan alleen worden ingezien door de Office Manager van MFA ’t Hart;
2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van MFA ‘t Hart;
3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de Office Manager van MFA ‘t Hart;
4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de Office Manager van MFA ‘t Hart en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
5. Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder(s) kan/kunnen worden ingezien door de bestuursleden/secretaris van MFA ‘t Hart.
9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Voor het bewaren van gegevens gelden de wettelijke voorschriften.
10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is MFA ‘t Hart gebonden aan de daarvoor geldende weten regelgeving.
11 Kan ik zien welke gegevens MFA ‘t Hart van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de Office Manager van MFA ‘t Hart om deze gegevens in te zien. Mailadres : info@hartvanewijk.nl
12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot info@hartvanewijk.nl Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13 Wijzigingen
MFA ‘t Hart behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het privacy statement staat vermeld op de website van MFA ’t Hart.
* MFA = Multifunctionele Accommodatie
20 september 2018